A. Faktor-faktor Perubahan Organisasi
Secara garis besar faktor penyebab terjadinya perubahan dapat dikelompokkan
menjadi dua yaitu:
1. Faktor Ekstern
Adalah penyebab perubahan
yang berasal dari luar, atau sering disebut lingkungan. Organisasi bersifat
responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya. Oleh karena itu,
jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan
yang kuat dari lingkungannya. Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena
lingkungan menuntut seperti itu. Beberapa penyebab perubahan organisasi yang
termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan
peraturan pemerintah.
Perkembangan dan kemajuan
teknologi juga merupakan penyebab penting dilakukannya perubahan. Penggantian
perlengkapan lama dengan perlengkapan baru yang lebih modern menyebabkan
perubahan dalam berbagai hal, misalnya: prosedur kerja, kualitas dan kuantitas
tenaga kerja, jenis bahan baku, jenis output yang dihasilkan, system penggajian
yang diberlakukan yang memungkinkan jumlah bagian-bagian yang ada dikurangi
atau hubungan pola kerja diubah karena adanya perlengkapan baru.
Perkembangan IPTEK terus
berlanjut sehingga setiap saat ditemukan berbagai produk teknologi baru yang
secara langsung atau tidak memaksa organisasi untuk melakukan perubahan.
Organisasi yang tidak tanggap dan bersedia menyerap berbagai temuan teknologi
tersebut akan tertinggal dan pada gilirannya tidak akan sanggup survive.
2. Faktor Intern
Adalah penyebab perubahan
yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat berasal dari
berbagai sumber antara lain:
o
Problem
hubungan antar anggota,
o
Problem
dalam proses kerja sama,
o
Problem
keuangan.
Hubungan antar anggota
yang kurang harmonis merupakan salah satu problem yang lazim terjadi. Dibedakan
menjadi dua, yaitu: problem yang menyangkut hubungan atasan bawahan (hubungan
yang bersifat vertikal), dan problem yang menyangkut hubungan sesama anggota
yang kedudukannya setingkat (hubungan yang bersifat horizontal). Problem atasan
bawahan yang sering timbul adalah problem yang menyangkut pengambilan keputusan
dan komunikasi. Keputusan pimpinan yang berkenaan dengan system pengupahan,
misalnya dianggap tidak adil atau tidak wajar oleh bawahan, atau putusan
tentang pemberlakuan jam kerja yang dianggap terlalu lama, dsb. Hal ini akan
menimbulkan tingkah laku anggota yang kurang menguntungkan organisasi, misalnya
anggota sering terlambat. Komunikasi atasan bawahan juga sering menimbulkan
problem. Keputusannya sendiri mungkin baik tetapi karena terjadi salah
informasi, bawahan menolak keputusan pimpinan. Dalam hal seperti ini perubahan
yang dilakukan akan menyangkut system saluran komunikasi yang digunakan.
Proses kerja sama yang
berlangsung dalam organisasi juga kadang-kadang merupakan penyebab dilakukannya
perubahan. Problem yang timbul dapat menyangkut masalah system kerjasamanya dan
dapat pula menyangkut perlengkapan atau peralatan yang digunakan. Sistem kerja
sama yang terlalu birokratis atau sebaliknya dapat menyebabkan suatu organisasi
menjadi tidak efisien. System birokrasi (kaku) menyebabkan hubungan antar
anggota menjadi impersonal yang mengakibatkan rendahnya semangat kerja dan pada
gilirannya produktivitas menurun, demikian sebaliknya. Perubahan yang harus
dilakukan akan menyangkut struktur organisasi yang digunakan.
B. Proses Perubahan
Perubahan Organisasi
merupakan modifikasi substantif pada beberapa bagian organisasi. Perubahan itu
dapat melibatkan hampir semua aspek dari organisasi, seperti jadwal pekerjaan,
dasar untuk departementalisasi, rentang manajemen, mesin-mesin, rancangan
organisasi, dan sebagainya.
·
Dorongan
untuk Berubah
Alasan mendasar organisasi
memerlukan perubahan adalah karena sesuatu yang relevan bagi organisasi telah
berubah, atau akan berubah. Oleh sebab itu, organisasi tidak punya pilihan lain
kecuali berubah juga. Perubahan ini terjadi karena adanya dorongan untuk
berubah, yang berasal dari:
1. Dorongan Eksternal
Dorongan eksternal yang
mendorong organisasi untuk mengadakan perubahan berasal dari lingkungan umum
organisasi. Adanya aturan baru dalam produksi dan persaingan, politik, hukum
baru, keputusan pengadilan, dan sebagainya akan mempengaruhi organisasi. Disamping
itu, berbagai dimensi seperti teknologi, ekonomi dan sosiokultural juga
mempengaruhi organisasi untuk melakukan perubahan.
2. Dorongan Internal
Pada dasarnya dorongan
internal berasal dari dalam organisasi itu sendiri. Adanya revisi strategi organisasi
oleh manajemen puncak, akan menghasilkan perubahan organisasi. Dorongan
internal lainnya mungkin direfleksikan oleh dorongan eksternal. Misalnya, sikap
pekerja terhadap pekerjaannya akan bergeser, seiring bergesernya nilai
sosiokultural.
Akibatnya mereka menuntut
suatu perubahan dalam jam kerja, atau perubahan kondisi kerja. Dua Jenis
Perubahan dalam Secara umum ada dua jenis perubahan dalam organisasi, yaitu:
1. Perubahan Terencana
Perubahan terencana adalah
perubahan yang dirancang dan diimplementasikan secara berurutan dan tepat waktu
sebagai antisipasi dari peristiwa di masa mendatang.
2. Perubahan Reaktif
Perubahan reaktif adalah
suatu respon bertahap terhadap peristiwa ketika muncul.
C. Langkah-langkah komprehensif
dalam proses perubahan
Ada tujuh langkah
komprehensif yang ditempuh dalam proses perubahan organisasi. Langkah-langkah
tersebut yaitu:
1. Mengenali kebutuhan akan
perubahan
2. Menetapkan tujuan perubahan
3. Mendiagnosis apa yang
menyebabkan perlunya dilakukan perubahan
4. Memilih teknik perubahan yang sesuai untuk
mencapai tujuan
5. Merencanakan implementasi
untuk perubahan
6. Mengimplementasikan
perencanaan perubahan
7. Mengevaluasi perubahan dan
tindak lanjut
Lembaga pendidikan tinggi
kedokteran-kesehatan kesehatan sebagai suatu organisasi yang harus berkembang,
perlu menyusun suatu rencana stratejik. Proses pengembangan rencana strategis
terdiri dari tiga komponen yang saling terkait:
1. Mengembangkan konsep bisnis dan
membentuk sebuah misi dan visi yang akan mengarahkan tujuan-tujuan organisasi.
2. Merubah misi ke dalam
tujuan-tujuan kinerja yang spesifik.
3. Merangkai sebuah strategi untuk
mencapai kinerja yang ditargetkan.
Ketiga proses ini perlu untuk dikuak lebih mendalam sebagai dasar untuk
memahami topik-topik berikutnya dalam manajemen strategis.
1. Pengembangan Misi dan Visi
Manajer-manajer senior
sangat perlu mengemukakan pertanyaan
" Bagaimana sebenarnya bisnis kita dan akan seperti apakah bisnis kita
itu?" Pengembangan alasan-alasan yang dapat dipertangung-jawabkan untuk
menjawab pertanyaan seperti itu mendorong para manajer itu untuk memikirkan
bisnis macam apakah yang akan dibentuk dan visi/misi yang jelas yang akan
diraih dalam kurun waktu lima atau sepuluh tahun mendatang. Jawaban manajemen
terhadap pertanyaan seperti di atas memulai proses pengkreasian arahan bagi
organisasi di dalam menciptakan identitas organisasi yang kuat dan jelas.
Visi/misi manajemen yang
diusahakan dibentuk adalah visi/misi organisasi dalam bentuk yang umum. Sebuah
visi/misi akan menentukan aktivitas-aktivitas masa depan organisasi dan
garis-garis besar haluannya "Siapakah kita, apa yang kita kerjakan, dan ke
mana kita diarahkan." Pada prinsipnya, visi/misi menentukan tujuan-tujuan
yang dikehendaki oleh organisasi pada posisi bisnis tertentu.
2. Menentukan Objektif
Alasan penentuan objektif
adalah untuk merubah misi organisasi ke dalam bentuk target kinerja yang lebih
spesifik, dalam hal ini adalah sesuatu yang dapat digunakan untuk mengukur
kemajuan yang telah dicapai oleh organisasi. Penentuan objektif sebaiknya
mengandung unsur yang menantang, yaitu usaha usaha untuk menetapkan seperangkat
output yang diinginkan dan membutuhkan waktu untuk mencapainya serta perlu
didukung oleh usaha-usaha yang penuh dengan kedisiplinan.
Objektif jangka-pendek mengarahkan pada perbaikan-perbaikan yang perlu
segera dilaksanakan dan hasil-hasil yang segera ingin dicapai oleh pihak
manajemen. Objektif jangka-panjang mendorong manajer untuk mempertimbangkan apa
yang dapat mereka lakukan saat ini untuk menghilangkan kelemahan-kelemahan
organisasi dalam upayanya meraih kinerja jangka-panjang.
3. Merangkai Sebuah Strategi
Penyusunan strategi perlu
menekankan pada isu-isu manajerial tentang bagaimana mencapai hasil-hasil yang
telah ditargetkan dengan memperhatikan prospek dan situasi organisasi yang ada.
Objektif adalah "muara" dari pencapaian target-target yang telah
ditentukan, sedangkan strategi adalah "cara" pencapaian target-target
itu. Oleh karena itu, strategi adalah alat manajemen untuk pencapaian
target-target strategis. Tugas untuk membentuk strategi dimulai dengan analisis
yang mendalam mengenai situasi internal ataupun eksternal organisasi. Dengan
mengandalkan pemahaman mengenai "big picture," manajer dapat
memformulasikan strategi untuk mencapai target-target strategis dan hasil-hasil finansial.
Strategi dapat
didefinisikan sebagai cara untuk menggerakkan organisasi dan
pendekatan-pendekatan manajerial yang digunakan untuk mencapai objektif
organisasional dan untuk mencapai misi organisasi. Strategi organisasi
cenderung merupakan gabungan dari pelaksanaan-pelaksanaan terdahulu,
pendekatan-pendekatan yang sudah ada, dan tindakan-tindakan baru yang perlu
dilaksanakan. Pada dasarnya, bagian terbesar dari strategi organisasi secara
umum terdiri dari pendekatan-pendekatan dan paktek-praktek terdahulu yang
dipandang perlu untuk diteruskan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar